Digitale SekretärinGespräch anfragen

Für SHK- und Handwerksbetriebe

Ihr Büro läuft mit. Auch wenn Sie auf der Baustelle sind.

Die Digitale Sekretärin nimmt die Anrufe an, die Sie verpassen, gibt Ihren Kunden Auskunft und legt alles für Sie an. Ihre Monteure schreiben Berichte, Stunden und Belege direkt in der App. Vom ersten Anruf bis zur Rechnung.

Prüfen, ob es zu Ihrem Betrieb passt →

20 Minuten · kostenfrei · wir sagen Ihnen ehrlich, wenn es nicht passt

10:44Dienstag
Telefon · 10:40Verpasster Anruf0341 •••• ••
Digitale Sekretärin · 10:44Neue Anfrage: Heizung ausgefallenSabine Krüger, Einfamilienhaus. Wunschzeit: vormittags. Kunde ist angelegt.
Digitale Sekretärin · 10:44Preisorientierung bereitBitte prüfen und freigeben.

Das Problem

10:40 Uhr

Dienstag. Sie liegen unter einem Waschtisch.

Das Handy vibriert in der Hosentasche. Hände nass, Rohrzange in der Hand. Sie gehen nicht ran, geht ja nicht. Am anderen Ende: eine Frau, deren Heizung seit heute Morgen kalt ist. Sie spricht nicht auf die Mailbox. Sie ruft den nächsten Betrieb an. Der geht ran.

19:30 Uhr

Und das Schlimme ist: Sie merken es nicht einmal.

Abends sehen Sie eine unbekannte Nummer in der Anrufliste. Sie rufen zurück, müde, zwischen Abendessen und Angebotschreiben. „Hat sich erledigt.“ Der Auftrag ist weg, und mit ihm oft die Wartung im nächsten Jahr.

Die Baustelle ist nicht das Problem.
Das Büro drumherum ist es.

So arbeitet sie

Ihre Sekretärin kennt jeden Kunden, jeden Einsatz und jedes Angebot.

Sie nimmt neue Anfragen auf, gibt Bestandskunden Auskunft aus Ihrem System und hält Ihren Monteuren den Rücken frei. Wie ein Mitarbeiter, der nie krank ist und nie Feierabend hat.

Telefon · 10:40 Uhr

Das landet bei Ihnen

  • Kunde angelegt
    Sabine Krüger · Lindenstraße 12
  • Preisorientierung
    Heizung ausgefallen · wartet auf Ihre Freigabe
  • Rückruf mit Wunschzeit
    vormittags, nicht mittwochs

Läuft …

Beispieldialoge. Die echten Abläufe richten wir mit Ihrer Preisliste und Ihren Daten ein.

Rechnen Sie selbst

Was kostet Sie ein verpasster Anruf?

Drei Schätzungen aus Ihrem Alltag. Wir geben keine Zahlen vor.

Tragen Sie Ihre Zahlen ein. Das Ergebnis erscheint hier.

Ihre Zahlen, Ihre Schätzung, gerechnet mit 48 Arbeitswochen. Es wird nichts gespeichert oder verschickt.

Schon versucht?

Mailbox, Bürokraft, große Branchensoftware?

Die Mailbox

Wer eine kalte Heizung oder einen Wasserschaden hat, spricht nicht aufs Band. Er ruft den Nächsten an.

Eine Bürokraft

Kostet ein festes Gehalt, ist mal krank, mal im Urlaub. Und nach Feierabend klingelt es trotzdem.

Zettel, Excel, WhatsApp

Funktioniert, solange alles im Kopf bleibt. Bis ein Monteur krank ist oder eine Wartung vergessen wird.

Große Branchensoftware

Kann viel. Kostet aber oft ein Einführungsprojekt, und bedienen müssen Sie sie trotzdem selbst, abends im Büro.

Sie brauchen kein weiteres Programm, das Sie bedienen müssen. Sie brauchen ein Büro, das mitläuft.

Alles aus einer Hand

Vom ersten Anruf bis zur Rechnung, in einem System.

Für Sie im Büro und Ihre Monteure auf der Baustelle. Kein Flickenteppich aus drei Programmen.

„Wer hat da vorhin angerufen?“

Die Sekretärin nimmt die Anrufe an, die Sie verpassen, legt den Kunden an und schreibt das Anliegen samt Wunschzeit auf. Sie bekommen eine Mitteilung aufs Handy, ohne Mailbox abhören.

„Wann kommt denn jetzt jemand?“

Bestandskunden bekommen am Telefon direkt Auskunft: wer wann kommt, wo das Angebot bleibt, wann die nächste Wartung ist. Die Antwort kommt aus Ihrer Einsatzplanung, nicht aus dem Bauch.

„Das Angebot schreibe ich am Wochenende.“

Aus der Anfrage wird ein Angebotsentwurf mit Ihren Preisen. Sie prüfen, ändern, schicken ab. Sagt der Kunde zu, wird daraus die Rechnung, ohne alles neu abzutippen.

„6:30 Uhr, WhatsApp: Bin krank.“

Krankmeldung und Urlaubsantrag kommen über die App. Die Einsatzplanung zeigt sofort, wenn jemand eingeplant ist, der fehlt. Kein Suchen im Chatverlauf.

„Was hat er bei Frau Müller gemacht?“

Ihr Monteur schreibt den Bericht beim Kunden: Zeit, Material, Fotos, Unterschrift. Auch im Keller ohne Netz, die App synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist.

„Wo ist die Tankquittung?“

Beleg abfotografieren, zuschneiden, fertig. Am Monatsende geht ein PDF an Ihren Steuerberater.

„Freitagabend, Stundenzettel.“

Ihre Leute stempeln in der App ein und aus. Sie geben frei, der Stundenzettel ist fertig.

„Was bringt mir das eigentlich?“

Jeden Montag ein kurzer Wochenbericht: Anrufe, Angebote, fällige Wartungen. Schwarz auf weiß, was sonst verloren gegangen wäre.

Wartung

Ihr sicherstes Geld steht im Keller Ihrer Kunden.

Jede Therme und jede Wärmepumpe braucht regelmäßig eine Wartung. Planbarer Umsatz, wenn jemand daran denkt. Mit der Digitale Sekretärin bekommt jede Anlage ihren Eintrag: Hersteller, Baujahr, Intervall. Sie sehen, was fällig ist, und planen die Wartung direkt als Einsatz ein. Nach dem Bericht ist die nächste Wartung automatisch vorgemerkt.

Fällige Wartungennächste 30 Tage
Vogel · Gasthermeüberfällig
Becker · Wärmepumpein 9 Tagen
Richter · Gas-Brennwertin 17 Tagen

Sie behalten das letzte Wort

Kein Angebot geht raus, das Sie nicht gesehen haben.

Eine Baustelle ist nie so, wie der Kunde sie am Telefon beschreibt. Deshalb verschickt die Digitale Sekretärin niemals selbst ein verbindliches Angebot. Sie bereitet eine unverbindliche Preisorientierung aus Ihrer Preisliste vor. Sie prüfen, ändern und geben frei.

Und wenn sie ein Anliegen nicht sicher versteht? Dann rät sie nicht. Der Anruf landet als Rückruf bei Ihnen, mit Mitschrift. Es geht kein Anruf verloren.

Preisorientierungunverbindlich
AnfrageHeizung ausgefallen · per Telefon
Wunschzeitvormittags, nicht mittwochs
Statuswartet auf Ihre Freigabe
BearbeitenFreigeben

Für wen

Ehrlich gesagt: Das passt nicht zu jedem Betrieb.

Passt gut, wenn …

  • der Chef noch selbst auf der Baustelle steht.
  • bei Ihnen Anrufe ins Leere laufen oder Büroarbeit abends liegen bleibt.
  • Angebote, Einsätze und Wartungen über Zettel, Excel und WhatsApp laufen.

Passt eher nicht, wenn …

  • Sie ein besetztes Büro haben und mit Ihrer Branchensoftware zufrieden sind.
  • Sie ab dem ersten Tag GAEB, DATANORM oder eine Lagerverwaltung brauchen. Die bauen wir auf Wunsch ein, im Standard sind sie nicht enthalten.

So kommen Sie dazu

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb

  1. 20 Minuten

    Kurzes Gespräch

    Wir schauen, ob es zu Ihrem Betrieb passt. Passt es nicht, sagen wir es Ihnen.

  2. Live-Vorführung

    Selbst anrufen, selbst sehen

    Sie rufen die Sekretärin selbst an und sehen, was danach bei Ihnen ankommt. Danach gibt es ein klares Angebot.

  3. Tag 1 bis 3

    Wir richten alles ein

    Ansage mit Ihrem Firmennamen, Ihre Preisliste, Weiterleitung Ihrer Nummer, Zugänge für Ihre Monteure.

  4. Die ersten Wochen

    Gemeinsam einarbeiten

    Wir hören uns die ersten echten Anrufe gemeinsam an und schärfen nach. Feste Check-Termine inklusive.

Pakete

Ein Paket nach Betriebsgröße. Alle Mitarbeiter inklusive.

Keine Gebühr pro Gerät. Jeder Monteur bekommt die App, damit das System wirklich im ganzen Betrieb läuft. Einrichtung, Schulung und persönliche Betreuung sind immer dabei.

Paket S

bis 5 Mitarbeiter

Festpreis
nennen wir Ihnen nach dem Gespräch, ohne Kleingedrucktes

Für den Betrieb, in dem der Chef noch selbst auf der Baustelle steht.

  • Telefon-Sekretärin mit Ihrem Firmennamen
  • Monteur-App für alle Mitarbeiter
  • Einrichtung und Datenübernahme
  • Persönlicher Ansprechpartner

Paket M

6 bis 15 Mitarbeiter

Festpreis
nennen wir Ihnen nach dem Gespräch, ohne Kleingedrucktes

Für Betriebe mit mehreren Teams, die gleichzeitig unterwegs sind.

  • Telefon-Sekretärin mit Ihrem Firmennamen
  • Monteur-App für alle Mitarbeiter
  • Einrichtung und Datenübernahme
  • Persönlicher Ansprechpartner

Paket L

ab 16 Mitarbeitern

Festpreis
nennen wir Ihnen nach dem Gespräch, ohne Kleingedrucktes

Für größere Betriebe mit Büro, Bauleitung und vielen Einsätzen pro Tag.

  • Telefon-Sekretärin mit Ihrem Firmennamen
  • Monteur-App für alle Mitarbeiter
  • Einrichtung und Datenübernahme
  • Persönlicher Ansprechpartner

Pilotprogramm

Wir suchen 3 SHK-Betriebe für den Start.

Die Digitale Sekretärin läuft im Alltag und wird ständig weiterentwickelt. Für den Start nehmen wir drei Betriebe zu besonderen Konditionen auf: deutlich reduzierter Preis, direkter Draht zu mir, und Ihre Wünsche fließen direkt ins Produkt. Dafür wünschen wir uns ehrliches Feedback.

Noch 3 von 3 Plätzen frei

Pilotplatz anfragen →

Häufige Fragen

Was Sie sich vielleicht fragen

Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?

Ja, das soll er auch. Die Sekretärin sagt zu Beginn, dass sie die digitale Assistentin Ihres Betriebs ist. Wie das klingt, hören Sie am besten selbst im Gespräch oder in der Live-Vorführung.

Brauche ich eine neue Nummer oder neue Technik?

Nein. Ihre Nummer bleibt. Bei Ihrem Telefonanbieter wird eine Rufweiterleitung eingestellt, zum Beispiel wenn Sie besetzt sind oder nicht rangehen.

Was, wenn die KI etwas falsch versteht?

Dann rät sie nicht. Unklare Anrufe landen als Rückruf bei Ihnen, mit Mitschrift. Und verbindlich wird nichts, ohne dass Sie es freigeben.

Bucht die Sekretärin selbst Termine?

Nein, bewusst nicht. Sie nimmt Terminwünsche mit Wunschzeiten auf. Den festen Termin vergeben Sie, weil nur Sie Touren und Fahrzeiten kennen.

Wie ist das mit dem Datenschutz?

Sie bekommen von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), so wie Sie es von anderen Dienstleistern kennen, die mit Kundendaten arbeiten. Die Details gehen wir im Gespräch offen mit Ihnen durch.

Was brauchen meine Monteure?

Ein Smartphone. Ihre Leute bekommen die Monteur-App mit eigenem Zugang und sehen nur ihre eigenen Einsätze, Berichte, Stunden und Anträge. Die App funktioniert auch ohne Netz.

Ich habe schon eine Handwerkersoftware. Passt das trotzdem?

Kommt darauf an, wie zufrieden Sie damit sind. Digitale Sekretärin deckt den Alltag eines kleineren SHK-Betriebs ab: Anrufe, Kunden, Angebote, Rechnungen, Einsätze, Berichte, Wartungen, Stunden, Urlaub, Krankmeldungen und Belege. GAEB, DATANORM und eine Lagerverwaltung sind nicht im Standard enthalten. Brauchen Sie die, sprechen wir darüber, wie wir sie für Sie einbauen.

Piotr Teitlin

Wer dahintersteht

Sie sprechen mit mir, nicht mit einer Hotline.

Ich bin Piotr Teitlin. Ich habe die Digitale Sekretärin selbst entwickelt und richte sie bei jedem Betrieb persönlich ein. Fehlt Ihnen eine Funktion, landet Ihr Wunsch direkt beim Entwickler. Wenn etwas nicht läuft, rufen Sie mich an.

Der nächste Anruf kommt bestimmt. Wer geht ran?

Prüfen, ob es zu Ihrem Betrieb passt →

20 Minuten, kostenfrei. Wir schauen gemeinsam, ob es bei Ihnen Sinn ergibt.